バックオフィス業務の効率化とは？　実施するメリットやポイントを解説

働き方改革など、急速な時代の変化に対応するために、多くの企業ではDX化が進んでいます。
企業の基幹を支えるバックオフィスの業務もその一つです。

しかし、従来のやり方が残っており、バックオフィス業務の効率化がスムーズに進まない企業も多いようです。

本記事では、バックオフィスが抱える課題や業務を効率化する具体的な方法を紹介します。

バックオフィスの主な業務とは

バックオフィスとは、人事や経理、法務、情報システムなどの管理部門のことです。
これらの業務は直接的な売上とはなりませんが、フロントオフィスを支え企業の運営を円滑に進める役割を担っています。

バックオフィス業務の効率化を進めると、経営資源の有効活用につながります。
例えば、システムを導入して経理の精算業務を自動化すれば、処理時間の短縮が可能です。
また従業員の負担軽減やモチベーション向上といった効果も見込めます。

バックオフィスが抱える課題

バックオフィスは業務が複雑で、以下のような課題を抱えています。

• 業務が属人化している
• ヒューマンエラーが発生している
• テレワークが進まない
• アナログな業務が多い

それぞれの課題について確認しながら、どのような解決方法が考えられるのかを見ていきましょう。

業務が属人化している

バックオフィス業務では、特定の担当者しか業務内容を把握していない属人化が起こりやすくなります。

特に、業務手順がマニュアル化されていない企業のバックオフィス業務は、ブラックボックス化しやすい傾向です。
その結果、非効率な業務が放置されたり、不正のリスクが高まったりする場合があります。

また担当者が独自のやり方で業務を進めると、急な休職や退職時に引き継ぎが困難です。
これにより業務が停滞し、社内だけでなく顧客にも影響を及ぼしてしまうかもしれません。

業務効率化のためには手順書やマニュアルを整備し、ワークフローを可視化することが重要です。

ヒューマンエラーが発生している

バックオフィス業務には専門知識が必要であり、正確性が求められるため人的ミスの削減が重要です。

バックオフィス業務ではデータ入力や集計などのルーティンワークが多く、ヒューマンエラーが発生しやすくなっています。
特に締め日や決算期などの繁忙期には、焦りや疲労から、よりミスが生じやすいでしょう。

また人材不足のため、バックオフィス業務と他部署の業務を兼任している企業などは、負担の増加がミスの要因となる場合もあります。

業務効率化のためには、業務の自動化や適切な分業が有効です。
作業負担を軽減してヒューマンエラーを防ぐことで、企業全体の生産性向上につながります。

テレワーク化が進まない

バックオフィス業務では、経理や人事などの部門で多くの文書を扱います。
例えば、請求書や経費申請書、人事評価シートなどが挙げられます。
これらを紙ベースで管理すると、印刷やハンコによる承認が必要となり、オフィスにいなければ業務が進みません。

その結果、在宅勤務やテレワークの導入が難しくなるケースがあります。
柔軟な働き方が求められる中、バックオフィス業務のデジタル化は急務といえるでしょう。

このような課題を抱えている場合には、電子承認システムの導入やペーパーレス化を進めるのが有効です。
場所を問わず業務を遂行できるようになり、生産性の向上にもつながります。

アナログな業務が多い

バックオフィス業務は、フロントオフィスに比べデジタル化を進めにくい傾向にあります。
例えば、業務マニュアルが紙のまま管理されていたり、稟議承認に印鑑が必要だったりするケースも多いでしょう。

紙ベースの業務は作業の同時進行が難しく、管理コストの増加や承認手続きの遅延を招きます。
また、アナログな管理で出社が必須となり、柔軟な働き方の実現が困難です。

近年、電子署名やPDFによる文書管理など、デジタル化を支援するツールが登場しています。
これらを導入することで、業務の効率化やコスト削減が可能になり、生産性を向上できるでしょう。

バックオフィス業務を効率化するメリット

バックオフィス業務を効率化するメリットは以下の通りです。

1. コストを削減できる

バックオフィス業務の効率化によって、コストの削減が期待できます。

例えば、定型的な社内申請処理や基幹システムへの入力作業を自動化すれば、業務工数や人件費を削減できます。

勤怠管理を紙のタイムカードからITツールに切り替えることで、手作業による集計や管理の手間を省き、従業員の残業時間も減少させられるでしょう。

またバックオフィス業務で扱う文書をデジタル化すれば、ペーパーレス化が進み、印刷や郵送のコスト削減につながります。

2. 生産性の向上が期待できる

バックオフィス業務の効率化は、企業全体の生産性を高めるために重要な役割を果たします。

例えば、定型的な業務を自動化することで、従業員はより価値のある業務に集中することが可能です。
これにより、マネジメントやガバナンスの強化など、企業運営に不可欠なタスクにリソースを割けるようになります。

バックオフィス業務をフロントオフィス業務と兼任している場合は、効率化により業務負担が軽減され、フロントオフィス業務にも集中できるでしょう。

3. ヒューマンエラーを防止できる

バックオフィス業務では、データ集計やシステムへの入力作業などが求められます。

これらを手作業で行うと時間がかかり、人的ミスが発生しやすくなるのが課題でした。
特に転記ミスやチェック漏れなどは、業務の効率を大きく低下させます。

このような課題に対処するために、クラウドサービスや効率化ツールを導入することが有効です。
ツールの使用により、定型的な作業を自動化でき、作業量が増えても正確に処理が進みます。

またヒューマンエラーを防止することで、業務の信頼性も向上するでしょう。

4. 従業員の満足度向上につながる

業務効率化は、従業員の満足度に関わる重要な要素です。

例えば、バックオフィス業務を効率化すれば残業時間の削減につながります。
またクラウドツールを活用することで、リモートワークが可能になるため、働き方の柔軟性が広がるでしょう。

従業員がやりがいを感じられる環境を整えることは、離職リスクを抑えるためにも効果的です。
業務の効率化によって企業全体の生産性が向上し、長期的に働きやすい環境を提供できます。

バックオフィス業務を効率化する方法

バックオフィス業務を効率化する具体的な方法を7つ紹介します。

1. ペーパーレス化の推進

業務の効率化を進めるためには、ペーパーレス化が効果的です。
請求書や契約書、会議資料などを紙で管理している場合、データ化を進めることで業務がスムーズに進みます。
またアナログ業務が減ることで、リモートワークなど柔軟な働き方できるようになります。

紙の書類は保管場所や検索に時間がかかり、紛失やセキュリティ上のリスクも伴います。
これらの問題を解消するために、電子データ化することで業務効率が向上し、従業員が本来の業務に集中できるようになるでしょう。

2. 業務のマニュアル化

業務効率化を進めるためには、業務マニュアルの整備が有効です。

業務の内容やフローを可視化し、マニュアル化することで業務が標準化され、特定の担当者に依存しなくなります。
これによって、誰でも一定の品質で業務を遂行できるようになり、スムーズな引き継ぎも可能です。

またマニュアルを作成する過程で業務の無駄や重複が見つかれば、業務の改善が進むこともあります。
特に繰り返し行う業務においては、マニュアルがあることで作業スピードと精度が向上し、トラブルを未然に防げます。

3. チャットボットの導入

バックオフィス業務では、社内からのさまざまな問い合わせ対応が負担になることが多々あります。
その負担を軽減するためには、社内用チャットボットの導入が効果的です。

チャットボットを活用すれば、簡単な問い合わせには自動で対応できるため、担当者が時間を割くことなくスムーズに業務を進められます。

このようにチャットボットを使うことで、日々の問い合わせ対応にかかる時間を短縮でき、担当者はより重要な業務に集中することが可能です。
結果として、業務全体の効率化が図れ、負担の軽減にもつながるでしょう。

4. ERPの導入

ERP（Enterprise Resource Planning：基幹系情報システム）は企業資源を一元管理するためのITツールで、バックオフィス業務の効率化に大きく貢献します。
人事や経理、財務、情報システムなど、さまざまな業務領域と関係があり、資源の適切な活用を促進できるのが強みです。

ERPを導入すれば会社の資源を統合的に管理でき、効率的な業務運営が可能です。
例えば、リアルタイムでの財務データ分析や、生産計画、在庫管理の最適化が実現し、意思決定を迅速に行えるようになります。

結果として、バックオフィス業務の効率化が進み、企業全体の業務運営がよりスムーズになるでしょう。

5. RPAツールの導入

定型的な業務や日常的に発生する作業は、RPA（Robotic Process Automation：ロボットによる業務自動化）の活用によって効率化を進められます。

RPAは、従来人が行っていた業務をロボットやAIが代わりに実行する自動化プログラムです。
例えば、データ入力やチェック作業、システム間のデータ連携などを得意としています。

RPAの導入によって、人的ミスの削減や作業スピードの向上が可能です。
また24時間の稼働させられるため、業務のスケジュールを短縮し人的コストの削減にも期待できます。

6. アウトソーシングの活用

アウトソーシングを活用すると、バックオフィス業務の一部を外部に委託することが可能です。
そのため、担当者の業務負担が軽減され、より重要な業務に集中できるようになります。

また各領域のプロに任せることで、業務のクオリティ向上も期待できます。
特に電話対応やカスタマーサポート、データ入力などの定型業務は、アウトソーシングで効率化が進むでしょう。
自社に専門知識を持った人材がいない場合でも、高いノウハウを持つ外部の専門家に業務を任せられます。

ただし、アウトソーシング先の選定は慎重に行いましょう。
具体的には、実績やサポート内容をよく確認するのが重要です。

7. クラウドサービスの利用

業務効率化を目指す場合、クラウドサービスの活用も効果的です。
クラウドサービスの導入によって業務の効率化が進めば、さまざまな作業を短縮できます。

例えば、勤怠管理や給与計算、請求書発行など、バックオフィス業務に関わる作業はクラウド上で処理が可能です。
複数人で同時に業務を進められ、ペーパーレス化やリモートワークも実現できます。

またクラウドサービスには業務の改善に特化したものも多く、請求書の発行から受領、帳簿入力までを一括で処理できるものまであります。

効率的に業務を進めるために、状況に適したクラウドサービスを上手に取り入れましょう。

バックオフィス業務を効率化するためのポイント

バックオフィス業務を効率化するためのポイントは以下の通りです。

• バックオフィス業務を可視化する
• ニーズに合ったツールを選定する
• ツールの操作性を確認する
• 運用体制を整える
• 費用対効果を確認する

それぞれについて、詳しく解説します。

1. バックオフィス業務を可視化する

業務効率化を進めるためには、まず現在の業務の洗い出しが重要です。
担当者ごとに業務内容を整理し、それぞれの業務にどのくらいの時間がかかっているのかを可視化しましょう。

その後、業務フローを細かく分析し、時間や工数が多くかかっている原因を特定します。

なお、業務フローを見直す際には、既存のマニュアルをあらためて確認する他、や従業員へヒアリングを行うのも効果的です。
これにより、改善点を具体的に把握できます。

2. ニーズに合ったツールを選定する

業務効率化を進める際は、自社が解決したい課題を明確にし、ニーズに合ったツールを選ぶことが重要です。
また、すでに導入しているシステムとの連携が可能かどうかも確認しましょう。

デジタル化に伴うセキュリティリスクにも注意が必要です。
特に社外から社内システムにアクセスする場合は、情報漏えいのリスクを避けるための、適切な対策が求められます。

3. ツールの操作性を確認する

業務効率化を進める際、ツールやシステムの操作性は重要です。
ITツールに苦手意識を持つ従業員もいるため、操作が簡単で直感的に使えるものを選びましょう。

また導入前にはトライアルを利用し、従業員の反応を確認するのもおすすめです。

使いやすいツールを選べば、トレーニングやサポートの手間がかかりにくくなります。
加えて、従業員のモチベーションが向上し、生産性の向上につながるでしょう。

4. 運用体制を整える

業務効率化を進めるためにはツールやシステムの導入だけでなく、従業員の教育や意識改革も不可欠です。

新しい自動化システムを導入する前に運用の責任者を決め、マニュアルや体制を整備しましょう。
従業員がシステムを使いこなせるようになり、スムーズに運用を開始できます。

導入の目的やメリットについての理解を深めるために、研修やプレゼンテーションも実施しましょう。
このように、従業員の意識を高めることで、業務効率化の効果を引き出せます。

5. 費用対効果を確認する

業務効率化のためにデジタルツールを導入する際は、費用対効果の検証が重要です。
ツール導入にはコストがかかるため、導入前後の効果測定を行い、投資に見合う効果が得られるかを確認しましょう。

具体的には業務処理時間の短縮率、ミスの減少率、コスト削減額などを測定し、効果を可視化します。
効果が低い場合は、原因分析と改善策の検討が必要です。

単にツールを導入するだけでなく、効果検証と改善を繰り返すことでより高い効果を発揮できるでしょう。

バックオフィス業務の効率化で従業員の負担を軽減しよう

バックオフィスでは従来の方法で業務を行うケースが多いですが、業務効率化によって生産性の向上やコストの削減が可能です。

また、企業活動を円滑に進めるには、バックオフィス業務の効率化が欠かせません。
ペーパーレス化やアウトソーシングの活用など、できることから始めて効率化の範囲を拡大していきましょう。

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