生成AIを活用した業務効率化とは？　メリットや活用事例、注意点を解説

昨今さまざまな分野で活用が進んでいる生成AIは、企業の業務効率化を目指すに当たって重要なツールです。
適切な業務に導入すれば、生産性向上や人件費削減などのメリットが期待できます。

業務効率化に課題を抱えているなら、生成AIの導入を検討するのも一つの解決策です。

本記事では、生成AIを活用した業務効率化の事例やメリット、注意点を解説します。

生成AIとは？　業務効率化につながる理由

生成AIは、業務効率化を推進するための重要なツールとして注目されています。

生成AIは、大量のデータを学習しその結果に基づいて新しいコンテンツを自動的に作成する技術です。
この技術によりデータ入力やレポート作成、顧客対応などさまざまな業務の自動化が可能になります。

例えば、売上データに基づくレポート作成やFAQの自動生成などが、生成AIの代表的な活用例です。
これらのプロセスが自動化されることで、従業員はより創造的な業務や、人間でなければできない業務に集中できるようになり、人的リソースをより効率的に活用できます。

また生成AIの導入は、企業全体の生産性向上だけでなく業務品質の均質化にも役立てることが可能です。
時間やコストの削減、人的ミスの低減といった効果も期待できるため、多くの企業で導入が進んでいます。

生成AIを活用した業務効率化の事例

生成AIは既に、さまざまな業界・分野で実用化されています。
適切に活用することで、業務効率化の実現が可能です。

ここでは、生成AIを活用した業務効率化の例を紹介します。

• 問い合わせ対応
• 文書作成
• コンテンツ制作
• データ分析
• プログラミングコードの生成

問い合わせ対応

生成AIを活用することで、企業の問い合わせ対応を効率化できます。

例えば、Webサイト上では顧客からの問い合わせに対し、生成AIが内容を分析し適切な回答を提示することで、24時間対応が可能です。
コールセンターに導入すれば、生成AIが通話内容を把握してオペレーターの業務を支援します。

また社内の問い合わせ対応では生成AIが業務マニュアルを学習し、自動でQ＆Aを作成することで、従業員の疑問を即座に解決できるようになります。

これにより、社内外の問い合わせ対応にかかる時間が削減され、従業員が他の業務に集中できる環境を整えられるでしょう。

文書作成

生成AIを活用することで、資料作成の業務を大幅に効率化できます。

例えば、営業データやマーケティングデータを基に、売上分析や市場トレンドを反映したレポートを短時間で生成可能です。
手作業によるデータ分析やグラフ作成にかかる時間を削減でき、迅速な報告につながります。

また生成AIを導入することで、提案書やプレゼンテーション資料の作成にも役立つでしょう。
生成AIがスライドやグラフを自動生成して見やすくまとめてくれるため、短時間で高品質な資料を作成することも可能です。

他にも、生成AIは多言語翻訳に利用でき、国際的なビジネスコミュニケーションの効率化につながります。

コンテンツ制作

生成AIの活用によって、クリエイティブ業務の効率化が可能です。

例えば、画像生成AIを使えば、これまでは時間がかかっていたロゴデザインや広告バナーを短時間で作成できます。
動画生成AIを活用することで、プロモーション動画の制作もスムーズに進むでしょう。

また記事作成やレポート作成、キャプション生成の自動化によって、作業時間を短縮しながらコンテンツの質を向上させられます。

生成AIが作成した素材を基に調整を加えれば、より完成度の高い成果物を短時間かつ効率的に制作できるでしょう。

データ分析

生成AIは、データ分析業務の効率化や精度の向上に役立ちます。
売上データや顧客データなどの分析をAIに任せることで、人間では処理しきれない大量のデータを短時間で分析可能です。

分析時に主観が入らないため、客観的な結果が得られます。
データ分析の精度向上は意思決定の精度を高め、市場競争力の強化につながるでしょう。

また、生成AIによって、市場調査や競合調査の効率化も可能です。
膨大なデータを自動で収集・整理し、トレンド分析や将来の予測を行います。

さらに、過去のデータと市場動向を比較することで、トレンドの変化や将来の市場動向の予測も可能です。

マーケティング

生成AIは、マーケティング業務の効率化にも大きく貢献します。
蓄積されたデータを分析し、消費者の行動パターンや嗜好を予測することが可能です。

AIによる分析結果を活用することで、企業は顧客一人ひとりに向けたコンテンツやプロモーションを提供できるため、パーソナライズされたマーケティングを実現できます。

また生成AIの予測分析機能を活用すれば、顧客の未来の行動を見越して効果的な戦略を立てることが可能です。
企業は顧客満足度を向上させ、より精度の高いマーケティング活動が行えるようになるでしょう。

プログラミングコードの生成

生成AIの活用により、プログラミングコードの自動生成が可能です。

開発者はAIが生成したコードを基に、複雑なロジックや独自の機能を追加できます。
そのため、開発者の生産性や向上やソフトウェア開発のスピードアップが期待できるでしょう。

また生成AIはプログラムのエラー検出やデバッグ作業も支援してくれます。
コード分析により、潜在的なバグや非効率な処理を事前に検出可能です。

他にも、エラーメッセージの解釈や修正方法を提案し、複雑なバグ対応も効率化するため、より迅速な問題の解決を実現できるでしょう。

生成AIで業務効率化を行うメリット

生成AIを導入して業務効率化を目指すことで、企業はさまざまなメリットを得られます。
自社に導入する前に、どのようなメリットがあるのかを把握しておきましょう。

• 生産性の向上が期待できる
• 人件費の削減につながる
• 顧客満足度を向上させられる
• 人手不足の解消が期待できる

生産性の向上が期待できる

生成AIを活用することで業務効率化が実現し、生産性の向上が期待できます。

例えば、人間の場合は体調やモチベーションに左右されて、業務の質に影響を与えることがあります。

一方、生成AIはこれらの要素に影響されず、常に安定した成果を出すことが可能です。
その結果、作業時間が短縮されて、より多くの業務をこなせるでしょう。

また、生成AIは高い精度で業務を遂行するため、人的ミスによるタイムロスも大幅に減少させられます。

人件費の削減につながる

生成AIを業務に導入することで効率化が進むため、人件費の削減が可能です。

例えば、社内の問い合わせ対応をAIチャットボットに任せれば、従業員は本来の業務に集中できるようになり、残業時間や残業代の削減につながります。

また外部業者に依頼していた業務もAIで代替できるため、外注費用の削減も可能です。
新たな人材の雇用コストが発生せず、企業のコスト効率を向上させられます。

このように、業務効率化だけでなく経費削減を実現するため、企業の競争力強化につながるでしょう。

顧客満足度を向上させられる

生成AIを活用して業務を効率化することで、顧客満足度の向上にもつながります。

例えば、生成AIの導入により、24時間365日体制での対応が可能です。
顧客はいつでも自分のタイミングで必要な情報を得られるようになり、満足度が向上するでしょう。

また業務が効率化することで、従業員は顧客対応や関係構築など、より重要な業務に集中できます。

このように、生成AIの導入は企業の業務を効率化し、顧客満足度の向上にも大きく貢献してくれます。

人手不足の解消が期待できる

生成AIの活用によって業務効率化を実現できれば、人手不足の解消にも大きな効果が期待できます。
反復的で定型的な業務を生成AIが自動化することで、従業員はより高度な業務へ集中できるようになります。

特に日本では少子高齢化が進んでおり、将来的には生産年齢人口が大幅に減少すると予測されています。
このような状況において、生成AIは人手不足の問題に対応するための重要な手段の一つです。

将来的な人手不足への対策として、生成AIを活用した業務効率化を検討するのがおすすめです。

生成AIで業務効率化を実現する手順

生成AIの導入を検討している方は、業務効率化を実現する手順を押さえておきましょう。

1. 効率化すべき業務の把握
2. 具体的な目標の設定
3. 適切な生成AIツールの選定
4. 必要な学習データの準備
5. 試験導入の実施
6. 社内体制の整備
7. モニタリングと改善の継続

1. 効率化すべき業務の把握

生成AIを業務効率化に活用するには、まず自社の業務プロセスを徹底的に分析することが重要です。
具体的な課題を明確にし、改善が必要な部分を洗い出すことで、生成AIの導入効果を引き出せます。

例えば「時間をかけて手動でデータ入力を行っている」「顧客対応に時間を費やしている」という場合は、生成AI導入で効率化が可能です。

また生成AIを活用する業務を特定することで、導入する目的を設定しやすくなります。

2. 具体的な目標の設定

生成AIを業務効率化に導入するためには、具体的な目標を設定することが重要です。

例えば「業務時間の短縮」「コスト削減」「顧客満足度の向上」など、達成したい目標を数値化することで、進捗状況を確認しやすくなります。
また目標を明確にすれば、生成AI導入後の効果測定をすることも可能です。

さらに、社内全体で導入の目的や期待する効果を共有し、従業員の理解を深める必要もあります。
これにより生成AI活用の意義が全員に伝わり、導入がスムーズに進むでしょう。

3. 適切な生成AIツールの選定

生成AIを活用した業務効率化を進めるには、まず自社の業務内容に合ったツールを選定することが大切です。

例えば、文書作成を効率化したい場合は「ChatGPT」を、編集や添削業務には「SAKUBUN」「Grammarly」などのツールが適しています。

ツールを選定する際には各ツールの機能やコスト、導入の手軽さを比較することも重要です。
慎重に選定することで、豊富な生成AIツールの中から自社に合ったものを選べるでしょう。

4. 必要な学習データの準備

生成AIを業務効率化に活用する際は、AIモデルの学習に必要なデータを収集することが必要です。
過去の業務データや関連する文書を集め、その質を保つためにデータのクレンジングを行いましょう。

例えば、企業レポートやブログ記事、マーケティング資料を使用して、学習用データセットを作成します。

このプロセスをしっかりと実行することで、必要なスキルを習得させられ、業務効率化を実現できるでしょう。

5. 試験導入の実施

生成AIを業務効率化に活用するためには、まず小規模なパイロットテストを実施し、効果を検証することが重要です。
テストの際には、生成AIを使って企業レポートやブログ記事の一部を作成し、従来の手法と比較します。

テスト結果を分析し改善点を見つけ出すことで、AIモデルの効果を確認できます。
その後は、フィードバックを基に生成AIのパラメータやデータセットを調整し、より質の高いコンテンツの制作を目指しましょう。

6. 社内体制の整備

業務効率化を目的に生成AIを導入する前に、社内体制の整備が必要です。

まずは、従業員が新しい生成AIツールをスムーズに使えるよう、研修の実施やマニュアル作成を行いましょう。
座学だけでなく、実際の操作を通じて実践的なスキルを習得することが重要です。

また生成AIの導入にはセキュリティリスクや権利問題も伴うため、これらのリスクに対する研修も実施しましょう。

従業員がツールを適切に使用できる環境を整えることで、生成AIの導入効果を引き出しましょう。

7. モニタリングと改善の継続

生成AIを業務効率化に活用する際は、導入後のパフォーマンスを継続的にモニタリングすることが重要です。

生成AIを正式に導入した後は、業務の一部である文書作成や編集、添削などに組み込みます。
その後、作業時間や品質、ユーザー満足度などを定期的に測定し、効果を確認しましょう。

期待通りの結果が得られない場合は、運用方法の見直しや追加機能の導入など、改善策の検討が求められます。

継続的な改善により、長期的な業務効率化を実現しましょう。

生成AIで業務効率化する際の注意点

生成AIによる業務効率化ではメリットが得られますが、導入には注意点があります。
導入を検討している場合は、事前に理解しておきましょう。

• 生成AIを導入する目的を明確化する
• 目的に合ったAIツールを導入する
• 正確かつ十分な量のデータを準備する
• セキュリティ対策を実施する
• 第三者の権利侵害に注意する

生成AIを導入する目的を明確化する

業務効率化に取り組む前に、生成AIの導入目的を明確化することが重要です。
目的が不明確なまま生成AIを導入すると期待した効果が得られず、リソースが無駄になる可能性があります。

具体的な業務課題や改善したいプロセスを特定し、それに基づいて生成AIの役割を定義しましょう。

例えば、「データ入力作業の自動化」や「顧客対応の迅速化」など、改善したい領域を明確に設定することで、適切な生成AIツールを選定できます。

目的を明確にして、業務全体の効率化を目指しましょう。

目的に合ったAIツールを導入する

業務効率化のために生成AIを導入する際は、目的に合ったツールを選ぶことが重要です。
さまざまな生成AIツールがあるため、効果を引き出すには自社のニーズに合ったものを選ばなければなりません。

例えば、顧客対応を効率化したい場合は、自然言語処理を得意とする対話型の生成AIが有効です。
データ分析や予測モデリングが求められる場合は、機械学習アルゴリズムを活用したツールが適しています。

またツールを選ぶ際には、使いやすさや既存システムとの互換性、スケーラビリティにも注目しましょう。

正確かつ十分な量のデータを準備する

生成AIを業務効率化に活用するためには、正確で高品質なデータを確保することが必要です。

生成AIの性能は、学習に使用するデータの質と量に大きく左右されます。
不正確や偏ったデータを使用すれば、逆に業務に悪影響を及ぼす可能性があるため注意しなければなりません。

データ収集の際は多様性と代表性を意識し、偏りをできる限り抑えることが重要です。
またデータのクレンジングや前処理にもしっかりと時間をかけ、生成AIの精度を高めていきましょう。

セキュリティ対策を実施する

生成AI導入時には、十分なセキュリティ対策を実施することが重要です。
情報漏えいや不正アクセスを防ぐには、アクセス権限の細分化や必要な権限のみの付与が求められます。

多要素認証を導入することで、セキュリティの強化が可能です。
また、システムの脆弱性を修正するために、セキュリティソフトの導入やOSの定期的な更新も欠かせません。

また、信頼できる生成AIツールを選定し、必要に応じて学習設定をオフにするなどの対策を行うことで、リスクをできる限り抑えましょう。

第三者の権利侵害に注意する

生成AIの導入において、業務効率化の一方で法的リスクを考慮することが重要です。
特に、著作権や肖像権の侵害が懸念されます。

生成AIが学習するデータセットには、Webサイトのテキストや映像、音楽などのコンテンツが含まれている場合があり、生成されたデザインやコンテンツが権利侵害に該当してしまう場合があります。

例えば、生成AIが商標に似たロゴを作成して権利者の利益を損なうと、損害賠償請求や差止請求のリスクが発生するかもしれません。

このようなリスクを避けるためには、生成物が第三者の権利を侵害していないかを確認することが重要です。

自社に合った生成AIを選んで業務効率化を目指そう

生成AIは、業務効率化に大きく貢献してくれるツールです。
適切に生成AIを活用することで、生産性や顧客満足度の向上が期待できます。

その一方で、質の高いデータの確保やセキュリティ対策などへの注意が必要です。
自社の目的に合った生成AIを選んで、長期的に活用できる環境を整えましょう。

TDSE株式会社では、業務効率化を目的とした生成AIの導入サポートを提供しています。
生成AIの導入を検討している担当者の方は、お気軽にお問い合わせください。

Difyはこちら
LLM活用支援サービスはこちら