生成AIによる業務効率化のメリットは？導入の注意点も解説

生成AIとは、学習したデータを基に、新たなデータやアイデア、情報を生成する技術です。
生成AIはビジネスにおけるさまざまなシーンで活用可能で、企業の業務効率化に寄与します。

生成AIによる業務効率化はさらなるメリットにもつながる一方で、使用に当たってはさまざまな注意点を押さえておく必要があるでしょう。

本記事では生成AIによる業務効率化がもたらすメリットや活用できるビジネスシーン、注意点などを解説します。
業務効率化のために生成AIの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

生成AIによる業務効率化がもたらすメリット

生成AIを業務に取り入れて効率化すると、次のようなメリットが期待できます。

• 人件費の削減
• 残業時間の削減
• 業務のクオリティ向上
• 高度な分析の実現
• 顧客満足度の向上

それぞれの項目について詳しく見ていきましょう。

人件費の削減

生成AIによって業務効率化を図ることで、人件費の削減につながります。

例えば問い合わせ対応や議事録や資料作成などの定型業務を生成AIが対応すると、これまで対応していた従業員の人件費の削減が可能です。
また定型業務に対応していた従業員を他の業務に充てることも可能です。

残業時間の削減

生成AIによって業務効率化を果たすことで、従業員の残業時間も削減できます。

残業が多く発生していると、人件費や光熱費がかさむだけではなく、従業員のモチベーション低下による売上や離職率の増加などのリスクもあります。
生成AIを用いた業務効率化によって残業時間を削減できれば、人件費、光熱費を減らせるだけでなく、従業員のモチベーション向上や離職防止にもつながるでしょう。

業務のクオリティ向上

生成AIの導入は、業務のクオリティ向上にもつながります。

例えば従業員のアイデアを生成AIに改善してもらう、反対に生成AIが作成したものを従業員がブラッシュアップする、などの方法で業務品質を高められます。
従業員が業務に当たる場合、経験や知識などによってクオリティにバラつきが生まれかねません。

一方、生成AIであれば多くの学習をベースに適した結果を提示するため、クオリティのバラつきの回避が期待できます。

高度な分析の実現

社内に蓄積された大規模なデータを分析する際にも、生成AIを活用できます。

市場分析や顧客分析などに生成AIを活用すると、大量のデータのリアルタイムな分析と、スムーズな考察の生成が可能です。

従業員が対応すると見落としかねない、細かな情報にも気付ける可能性もあります。
その結果、意思決定までの時間短縮にもつながるでしょう。

顧客満足度の向上

顧客満足度は、新規顧客やリピーターの獲得、安定した売上の達成などに関わる指標です。

生成AIによる業務効率化は、顧客満足度の向上につながります。
例えば生成AIが問い合わせ対応をすると、顧客は24時間365日、好きなタイミングで問い合わせが可能です。

また対応品質が均一化することや、顧客一人ひとりに適した情報を届けられることも、顧客満足度向上につながるでしょう。

生成AIで効率化できる主な業務

生成AIを使って効率化できる業務として以下が挙げられます。

• 問い合わせ対応
• メールの文章作成
• マーケティング
• 資料作成
• スケジュール管理
• コンテンツ制作
• プログラミング業務

それぞれの業務を、生成AIがどのように効率化するのか解説します。

問い合わせ対応

生成AIによって効率化が図れる業務の一つが問い合わせ対応です。

例えば自社ホームページの問い合わせページや生成AIのチャットボットを設置すると、顧客は好きなタイミングで問い合わせることが可能です。
問い合わせ対応を生成AIによって自動化すると、自社が繁忙期であっても顧客を待たせずに対応できます。

メールの文章作成

生成AIはテキストの自動作成にも対応しています。
そのため取引先や顧客などへのメール文章作成にも活用可能です。

生成AIに対する指示に細かい条件を付けることで、メールの内容や文体も、送り先に合わせられます。

マーケティング

生成AIはマーケティング活動にも活用できます。

膨大な情報を分析し、結果を要約できるため、例えば顧客データを生成AIに学習させ、顧客に沿ったサービスや商品を立案するといった使い方ができるでしょう。
さらに生成AIであれば翻訳機能も備わっているため、日本語以外の情報も分析できます。

資料作成

会議資料、プレゼン資料などの資料作成も生成AIが活用できる業務です。
一般的には骨子やスライド、台本などの作成を生成AIに任せ、出力されたものを従業員が手直ししていきます。

また生成AIは、音声入力からもテキストを作成可能です。
そのため、打ち合わせの議事録も生成AIによって自動で作成できます。

生成AIによっては、打ち合わせ中の重要なポイントの抽出にも対応しているものもあります。

スケジュール管理

生成AIを使用すると、会議や営業訪問のスケジュールの管理も可能です。
例えば会議のスケジュール管理で生成AIを活用する場合、会議の参加者のスケジュールを反映した上で生成AIが候補日を提案してくれます。

生成AIによってスケジュールを管理すれば、日程調整にかかる時間を削減可能です。

コンテンツ制作

生成AIは動画やイラスト、音源などのコンテンツを制作できます。
テキストの指示だけでコンテンツを制作できるため、動画やイラストなどの専門的な知識は不要です。

例えば、自社の商品広告のために生成AIでキャラクターを制作する、キャッチコピーを作るなどの業務を生成AIに任せられます。

プログラミング業務

プログラミング業務にも生成AIを活用できます。

求める仕様・条件を生成AIに質問すれば、適切なプログラミングコードの回答を得られます。
また作成したコードにバグがないかの確認も、生成AIに依頼可能です。

ただし、生成AIが提案するコードは誤っている可能性があります。
そのため、生成AIが提案したコードに誤りがないか、従業員による確認が必要です。

生成AIで業務効率化を図る際の注意点

生成AIで業務の効率化を図る際は、次のような点に注意しましょう。

• 情報漏えいのリスクがある
• 生成物が著作権を侵害している可能性がある
• 情報が誤っている可能性がある
• 生成物のクオリティコントロールが難しい
• 導入までに社内体制の整備が必要

情報漏えいのリスクがある

生成AIで業務を効率化しようとした場合、情報が漏えいする恐れがあります。
生成AIを通じて情報が漏れてしまう理由は大きく次の3つです。

• 学習内容が回答として第三者に提供される
• アカウントを乗っ取られる
• 生成AIそのものの技術的な問題

生成AIがユーザーの質問や要望に対応するためには、事前にさまざまな情報の学習が必要です。

学習内容に個人情報や企業の機密情報が含まれていると、ユーザーが質問した際に機密情報を漏らす恐れがあります。
また生成AIのアカウントを乗っ取られてしまうと、過去のログから機密情報を抜き取られる可能性もあるでしょう。

生成物が著作権を侵害している可能性がある

生成AIを活用する際に注意すべきなのが、生成物の著作権侵害の可能性です。

例えばロゴ制作を生成AIに頼んだ場合、提示されたロゴが他の作品と似通っている可能性があります。

オリジナルのロゴの権利者が不利益を被った場合、権利者から差し止め請求や慰謝料を請求される恐れもあるため、著作権侵害に当たらないか事前に確認しましょう。

情報が誤っている可能性がある

生成AIは、誤った情報を提示してしまうことがあります。

このように生成AIが虚偽の情報をもっともらしく提供する現象を「ハルシネーション」といいます。
生成AIがハルシネーションを起こしてしまう原因は、学習データの少なさや偏り、AIモデルの学習プロセスなどです。

また特定の個人や集団、属性を差別するような倫理的に問題のある回答をしてしまうケースもあります。
生成AIを活用する際には、出力した情報の真偽をしっかりと確認することが大切です。

生成物のクオリティコントロールが難しい

生成AIは、回答のクオリティコントロールが難しい傾向にあります。

例えば異なるユーザーが同じ質問をしても、回答内容が異なるケースもあるでしょう。
仮に同じ指示を投げかけても回答内容が異なる可能性があります。

一定のクオリティを保てるよう、従業員によるチェックが欠かせません。

生成AI導入に当たり社内でルールを整えることが大切

生成AIは業務の効率化を実現する一方で、先述のように著作権侵害をはじめとした注意点が存在します。
そのため、運用する際には、事前に社内のルールを整えておきましょう。

運用に当たっての主なルールとして以下が挙げられます。

• 個人情報・機密情報はむやみに入力しない
• 著作権侵害に注意する
• 生成AIの回答を過信しない
• 定期的に学習情報を更新する

生成AIは業務を進める上で大いに役立つものの、情報漏えいや誤情報の提供などのトラブルが発生する可能性もあるため、過信せずに情報をチェックするフローを設けましょう。

また生成AIを運用する上では、情報の更新に備えて定期的に新たな情報を学習させることも大切です。
定期的な学習がないと、古い情報を提供しかねません。

生成AIを上手に活用して業務効率化につなげよう

生成AI導入による業務効率化は人件費の削減や残業時間の削減、業務のクオリティ向上などのメリットにつながります。
生成AIは問い合わせ対応やマーケティング、スケジュール管理などさまざまな業務に活用可能です。

しかし生成AIによる回答内容は著作権を侵害している、情報が誤っているなどのリスクも潜んでいます。
また、情報漏えいにつながる恐れもあります。
そのため、運用のルールを明確にし、業務効率化につなげましょう。

TDSEではChatGPTをはじめとした生成AIの導入をサポートしています。

経営企画やマーケティング、営業・販売といった業務別、さらには製造や小売といった業種別に適した生成AI導入のサポートが可能です。

生成AIによって業務の効率化を検討している方は、ぜひご相談ください。

LLM活用支援サービスはこちら